Informativa sulla protezione dei dati personali
Ultimo aggiornamento: 20 settembre 2026
Questa pagina spiega quali dati personali raccogliamo, perché, a chi li comunichiamo, per quanto tempo li conserviamo e quali diritti hai. È redatta ai sensi degli articoli 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e del D.Lgs. 196/2003 come modificato dal D.Lgs. 101/2018 (Codice Privacy).
Riguarda il sito www.formicagentilehomes.com e la gestione dei soggiorni nella nostra struttura.
1. Chi tratta i tuoi dati (titolare del trattamento)
Il titolare del trattamento è:
| Nome e cognome | Michele Formica |
| Indirizzo | Contrada Gorgofreddo 140, Monopoli (BA) |
| Codice fiscale | FRMMHL80T09H096S |
| Email per questioni privacy | info@formicagentilehomes.com |
| Codice CIN della struttura | IT072030C200078290 |
Responsabile della protezione dei dati (DPO): non è stato nominato, perché non ricorrono i casi in cui la nomina è obbligatoria ai sensi dell’art. 37 GDPR. Per qualunque questione relativa ai tuoi dati puoi scrivere direttamente ai recapiti indicati qui sopra.
2. Quali dati raccogliamo
Dati che ci fornisci tu:
- nome, cognome, indirizzo email, numero di telefono;
- indirizzo, città e paese di residenza (facoltativi);
- numero e tipologia di ospiti (adulti, bambini, neonati);
- date di arrivo e partenza, servizi extra richiesti, lingua preferita;
- eventuali note o richieste particolari che scrivi nel modulo;
- se ci scrivi dal modulo contatti: nome, email, telefono, oggetto e testo del messaggio.
Ti chiediamo di non inserire nel campo delle note informazioni sulla tua salute (allergie, terapie, condizioni mediche, disabilità). Se hai un’esigenza particolare che riguarda la salute, parlacene direttamente: la gestiremo senza conservarla nei nostri archivi.
Dati che si generano con la prenotazione:
- importi, acconti, saldo, eventuale caparra e relativi pagamenti;
- cronologia delle operazioni sulla tua prenotazione (per esempio: richiesta ricevuta, preventivo inviato, prenotazione confermata);
- registro degli invii delle email di servizio (destinatario, oggetto, esito dell’invio).
Dati necessari per gli obblighi di legge al momento del soggiorno:
- generalità di tutte le persone che soggiornano, minori compresi (nome, cognome, data e luogo di nascita, cittadinanza, tipo ed estremi del documento d’identità), per la comunicazione obbligatoria all’autorità di pubblica sicurezza;
- numero di ospiti, notti ed eventuali esenzioni, per l’imposta di soggiorno comunale.
Dati tecnici raccolti automaticamente:
- indirizzo IP e dati di navigazione, utilizzati in forma limitata per la sicurezza del sito (per esempio per bloccare tentativi ripetuti di invio dei moduli);
- cookie e tecnologie simili: vedi la sezione 9 e la Cookie Policy.
Non raccogliamo i dati della tua carta di pagamento. Quando paghi online, i dati della carta vengono inseriti direttamente sulle pagine del nostro fornitore di pagamenti (Stripe) e non transitano né vengono conservati sul nostro sito.
Non usiamo i tuoi dati per profilazione né per decisioni automatizzate che producano effetti giuridici su di te (art. 22 GDPR).
3. Perché trattiamo i tuoi dati e con quale base giuridica
| Cosa facciamo | Perché | Base giuridica |
|---|---|---|
| Gestire la tua richiesta di prenotazione e il contratto: verificare disponibilità, inviarti il preventivo, confermare, gestire il soggiorno, le modifiche, le cancellazioni e le eventuali penali | per poter stipulare ed eseguire il contratto che ci lega | esecuzione del contratto e misure precontrattuali — art. 6.1.b GDPR |
| Incassare acconto, saldo ed eventuale caparra, tramite il nostro fornitore di pagamenti | per eseguire il contratto | art. 6.1.b GDPR |
| Inviarti le email di servizio: conferma, istruzioni di pagamento, benvenuto, informazioni per l’arrivo e la partenza, promemoria | per eseguire il contratto. Non inviamo newsletter né comunicazioni commerciali | art. 6.1.b GDPR |
| Rispondere alle tue richieste dal modulo contatti | per darti riscontro e, se vuoi prenotare, per le trattative precontrattuali | art. 6.1.b GDPR (misure precontrattuali) oppure art. 6.1.f (nostro legittimo interesse a rispondere a chi ci scrive) |
| Comunicare le generalità degli alloggiati all’autorità di pubblica sicurezza (Questura, tramite il portale Alloggiati Web) | perché siamo obbligati per legge | obbligo legale — art. 6.1.c GDPR, in relazione all’art. 109 del TULPS (R.D. 773/1931) e al D.M. Interno 7 gennaio 2013 |
| Riscuotere, dichiarare e versare l’imposta di soggiorno al Comune di Monopoli | perché siamo obbligati per legge | obbligo legale — art. 6.1.c GDPR, in relazione all’art. 4 del D.Lgs. 23/2011 e al regolamento comunale |
| Trasmettere i dati sul movimento turistico alla Regione Puglia (sistema SPOT / DMS Puglia) ai fini delle rilevazioni statistiche | perché siamo obbligati per legge | obbligo legale — art. 6.1.c GDPR, in relazione alla normativa regionale pugliese sulla rilevazione dei flussi turistici |
| Adempiere agli obblighi fiscali e contabili (dichiarazione dei redditi da locazione breve, documentazione in caso di controllo) | perché siamo obbligati per legge e per poterci difendere in caso di contestazione | obbligo legale — art. 6.1.c GDPR; legittimo interesse alla difesa dei nostri diritti — art. 6.1.f GDPR |
| Garantire la sicurezza del sito (limitare invii ripetuti, prevenire abusi sui moduli) | per proteggere il sito e i dati che contiene | legittimo interesse — art. 6.1.f GDPR |
| Videosorveglianza dell’area esterna e del cancello d’ingresso | per la sicurezza delle persone e la tutela della proprietà | legittimo interesse — art. 6.1.f GDPR |
| Pubblicare la tua recensione sul sito con il tuo nome | solo se ci autorizzi | consenso — art. 6.1.a GDPR. Puoi revocarlo in qualsiasi momento e noi rimuoveremo o renderemo anonima la recensione |
| Cookie e strumenti di tracciamento non tecnici | solo se li accetti dal banner | consenso — art. 6.1.a GDPR e art. 122 del Codice Privacy |
4. Il conferimento dei dati è obbligatorio?
- I dati contrassegnati come obbligatori nel modulo di prenotazione (nome, cognome, email, telefono, date, numero di ospiti) servono per poter gestire la prenotazione: senza di essi non possiamo darti un preventivo né confermare il soggiorno.
- I dati richiesti per legge al momento del soggiorno (generalità e documento di tutti gli ospiti, dati per l’imposta di soggiorno) sono obbligatori: senza di essi non possiamo ospitarti, perché non potremmo adempiere agli obblighi previsti dalla legge.
- Gli altri dati (indirizzo, note, recensione) sono facoltativi: non fornirli non ha nessuna conseguenza sulla prenotazione.
5. Dati dei minori
Per ospitare famiglie siamo tenuti a raccogliere e comunicare all’autorità di pubblica sicurezza anche le generalità dei minori che soggiornano, esattamente come per gli adulti: è un obbligo di legge, non una nostra scelta.
Questi dati sono trattati con le stesse tutele previste per tutti gli altri e vengono comunicati esclusivamente all’autorità competente. I dati dei minori sono forniti dal genitore o da chi ne esercita la responsabilità.
Il nostro sito non è rivolto a minori e non raccoglie deliberatamente dati di minori tramite i moduli online.
6. Documenti d’identità: come li trattiamo
Al momento del check-in dobbiamo verificare i documenti d’identità di tutte le persone che soggiornano, per poter comunicare le generalità all’autorità di pubblica sicurezza come previsto dalla legge.
Come procediamo:
- verifichiamo i documenti a vista al tuo arrivo e trascriviamo solo i dati necessari alla comunicazione;
- non conserviamo copie o fotografie dei tuoi documenti;
- conserviamo solo la ricevuta di avvenuta trasmissione rilasciata dal portale ministeriale, come prova di aver adempiuto all’obbligo.
7. A chi comunichiamo i tuoi dati
I tuoi dati non vengono venduti né ceduti a terzi per finalità commerciali. Vengono comunicati soltanto ai soggetti elencati qui sotto, per le finalità indicate:
| A chi | Cosa riceve | Perché |
|---|---|---|
| Questura territorialmente competente, tramite il portale ministeriale Alloggiati Web | generalità di tutti gli ospiti | obbligo di legge |
| PayTourist | dati necessari agli adempimenti su imposta di soggiorno e comunicazione alloggiati | è il fornitore tecnologico di cui ci avvaliamo per questi adempimenti |
| Comune di Monopoli | dati relativi ai soggiorni ai fini dell’imposta di soggiorno | obbligo di legge |
| Regione Puglia / Agenzia Regionale del Turismo Pugliapromozione, tramite i sistemi DMS Puglia / SPOT | dati sul movimento turistico | obbligo di legge (rilevazione statistica) |
| Stripe (Stripe Payments Europe Ltd, Irlanda, e società del gruppo) | email, nome e cognome, importo e riferimento della prenotazione | per gestire i pagamenti online. I dati della carta li tratta direttamente Stripe, non passano dal nostro sito |
| Booking.com e Airbnb | i dati che tu stesso fornisci a quelle piattaforme, se prenoti tramite loro | ciascuna piattaforma tratta i tuoi dati secondo la propria informativa, come titolare autonomo |
| Fornitore del servizio di invio email (tramite il sistema di posta collegato al sito) | contenuto delle email di servizio che ti inviamo | per recapitarti le comunicazioni |
| Fornitore di hosting del sito | i dati contenuti nel sito e nei log del server | per la gestione tecnica del sito |
| Commercialista / consulente fiscale | dati della prenotazione necessari agli adempimenti fiscali | per la dichiarazione dei redditi e la contabilità |
| Autorità e organi di controllo (es. Agenzia delle Entrate, forze dell’ordine) | i dati richiesti | quando previsto dalla legge |
Trasferimenti fuori dall’Unione Europea. Alcuni fornitori possono trattare dati anche al di fuori dell’Unione Europea (è il caso, in particolare, del fornitore dei pagamenti, che appartiene a un gruppo con società negli Stati Uniti). In questi casi il trasferimento avviene sulla base delle garanzie previste dal Capo V del GDPR — decisione di adeguatezza della Commissione europea e/o Clausole Contrattuali Standard. Puoi chiederci copia delle garanzie adottate scrivendo ai recapiti in sezione 1.
8. Videosorveglianza
L’area esterna antistante la struttura e il cancello d’ingresso sono sorvegliati da un impianto di videosorveglianza, segnalato da appositi cartelli posti prima dell’accesso all’area ripresa.
- Finalità: sicurezza delle persone e tutela della proprietà.
- Base giuridica: nostro legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR).
- Cosa riprendiamo: esclusivamente aree di nostra pertinenza. Non riprendiamo la strada pubblica né proprietà altrui, e non ci sono telecamere all’interno degli alloggi.
- Per quanto conserviamo le immagini: 24 ore, dopodiché vengono cancellate automaticamente, salvo che debbano essere conservate più a lungo per dare seguito a una specifica richiesta dell’autorità.
- Chi può vederle: solo il titolare e, se richieste, le autorità competenti.
9. Cookie e servizi di terze parti sul sito
Il sito utilizza cookie tecnici, necessari al funzionamento, e — solo se li accetti dal banner — cookie e strumenti di terze parti. Puoi modificare o revocare la tua scelta in qualsiasi momento dal pannello delle preferenze cookie.
Il dettaglio completo (quali cookie, di chi, per quanto tempo) è nella Cookie Policy, collegata anch’essa dal piè di pagina del sito.
Alcune pagine caricano risorse ospitate da fornitori esterni (per esempio i caratteri tipografici e le mappe): quando lo fanno, il tuo indirizzo IP viene trasmesso a quei fornitori. La Cookie Policy indica quali sono.
10. Per quanto tempo conserviamo i tuoi dati
| Dato | Per quanto |
|---|---|
| Dati della prenotazione necessari a documentare il reddito (nome, date, importi, pagamenti) | fino al 31 dicembre del quinto anno successivo a quello di presentazione della dichiarazione dei redditi in cui il corrispettivo è stato dichiarato — circa 6 anni dal soggiorno |
| Altri dati della prenotazione non necessari agli obblighi fiscali (telefono, indirizzo, note, cronologia dettagliata) | 24 mesi dalla partenza, poi vengono cancellati o resi anonimi |
| Generalità raccolte per la comunicazione all’autorità di pubblica sicurezza | non conservate oltre il tempo necessario alla trasmissione |
| Ricevuta di trasmissione rilasciata dal portale ministeriale | 5 anni |
| Messaggi ricevuti dal modulo contatti senza seguito | 12 mesi dall’ultimo contatto |
| Immagini della videosorveglianza | 24 ore |
| Dati relativi all’imposta di soggiorno | fino alla scadenza dei termini di controllo previsti dal regolamento comunale |
| Recensione pubblicata con il tuo nome | finché resta pubblicata sul sito, o fino a tua revoca del consenso |
| Registro tecnico degli invii email | a rotazione automatica (solo gli invii più recenti) |
Alla scadenza i dati vengono cancellati oppure conservati in forma che non consente più di identificarti.
11. I tuoi diritti e come esercitarli
In qualunque momento puoi chiederci (artt. 15-22 GDPR):
- accesso — sapere quali dati abbiamo su di te e riceverne copia;
- rettifica — correggere dati sbagliati o incompleti;
- cancellazione — far cancellare i tuoi dati, quando non siamo obbligati per legge a conservarli;
- limitazione — chiederci di “congelare” il trattamento mentre si verifica una contestazione;
- portabilità — ricevere in un formato leggibile da computer i dati che ci hai fornito e che trattiamo sulla base del contratto o del consenso, ed eventualmente farli trasferire a un altro soggetto;
- opposizione — opporti ai trattamenti che effettuiamo sulla base del nostro legittimo interesse (per esempio la videosorveglianza), spiegandoci la tua situazione particolare;
- revoca del consenso — quando il trattamento si basa sul tuo consenso (recensioni, cookie non tecnici), puoi revocarlo in ogni momento; la revoca non rende illegittimo quello che è stato fatto prima.
Come si fa: scrivi a info@formicagentilehomes.com, oppure per posta a Contrada Gorgofreddo 140, Monopoli (BA), indicando cosa chiedi. Per poter dare seguito alla richiesta potremmo doverti chiedere di confermare la tua identità.
Quando rispondiamo: entro un mese dalla richiesta. Se la richiesta è particolarmente complessa il termine può essere prorogato di due mesi, e in tal caso te lo comunichiamo entro il primo mese, spiegandoti il motivo (art. 12 GDPR). La risposta è gratuita.
Attenzione: alcuni dati non possiamo cancellarli su richiesta, perché siamo obbligati per legge a conservarli (per esempio i dati necessari agli obblighi fiscali fino alla scadenza dei termini, o la ricevuta della comunicazione all’autorità di pubblica sicurezza). In quel caso te lo spieghiamo e cancelliamo tutto il resto.
12. Se ritieni che non stiamo rispettando le regole
Puoi sempre scrivere prima a noi: cerchiamo di risolvere direttamente.
Hai comunque il diritto di presentare un reclamo all’autorità di controllo (art. 77 GDPR):
Garante per la protezione dei dati personali
Piazza Venezia 11 — 00187 Roma
Centralino: +39 06 696771
Email: protocollo@gpdp.it — PEC: protocollo@pec.gpdp.it
Sito: www.garanteprivacy.it
Sul sito del Garante è disponibile il modello ufficiale di reclamo. Puoi inoltre rivolgerti all’autorità giudiziaria.
13. Sicurezza dei dati
Adottiamo misure tecniche e organizzative adeguate a proteggere i tuoi dati: connessione cifrata al sito (HTTPS), accesso al pannello di gestione protetto da verifica in due passaggi e limitazione dei tentativi di accesso, aggiornamenti regolari, accesso ai dati limitato alle sole persone che ne hanno bisogno. I dati delle carte di pagamento non sono mai memorizzati sui nostri sistemi.
14. Modifiche a questa informativa
Possiamo aggiornare questa informativa, per esempio se cambiano i servizi che utilizziamo o la normativa. La versione in vigore è sempre quella pubblicata su questa pagina, con la data di aggiornamento indicata in alto. Se le modifiche sono rilevanti, te ne daremo comunicazione.